Bạn đang cân nhắc sử dụng hệ thống ERP nhưng chưa hiểu rõ hệ thống ERP là gì? Lợi ích mang lại ra sao? Hôm nay hãy cùng FOSO tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé.
Hệ thống ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức là hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép toàn bộ nhân sự trong tổ chức làm việc trên cùng một nền tảng và chia sẻ cùng một nguồn dữ liệu thay vì sử dụng các phần mềm và dữ liệu độc lập nhau.
Và các phân hệ đầy đủ của một hệ thống ERP sẽ bao gồm
- Module quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Module quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Module quản lý tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Module quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
- Module quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Module quản lý dịch vụ (Service Management)
- Module quản lý dự án (Project Management)
Các chức năng chính của phần mềm ERP
Các module chính của một hệ thống ERP bao gồm:
Module Quản lý kho (Inventory Control)
Chức năng quản lý kho sẽ quản lý hàng tồn kho, kiểm kê, theo dõi xuất nhập kho và lập báo cáo kho hàng cho người quản trị dễ nắm bắt thông tin.
Module Quản lý sản xuất (Production Control)
Module này giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi quá trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và lập báo cáo sản xuất.
Module Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Chức năng quản lý mua hàng tập trung vào việc lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua và lập báo cáo mua hàng.
Module Quản lý bán hàng (Sales Control)
Module Quản lý mua hàng sẽ bao gồm việc lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm, theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán. Đồng thờ module cũng quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng.
Module Theo dõi công nợ (Account Receivable/Payable)
Bao gồm việc quản lý và theo dõi công nợ của nhà cung cấp và khách hàng và lập báo cáo về tình trạng công nợ.
Module Báo cáo (Management Reporting)
Theo dõi và lên các báo cáo kịp thời cho nhà quản trị nắm bắt về các thông tin như báo cáo tình hình hoạt động sản xuất, doanh số bán hàng và thông tin doanh thu, lợi nhuận theo kỳ hoặc theo quý.
Lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp bạn có thể được hưởng lợi khi tiến hành triển khai phần mềm ERP như sau:
Cải thiện tiến độ trong sản xuất với hệ thống ERP
Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, quy trình làm việc sẽ trở nên phức tạp với nhiều bước hơn, khó nắm bắt và quản lý.
Do đó, khi áp dụng phần mềm ERP, các quá trình từ vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi thực hiện các công đoạn sản xuất sẽ diễn ra nhanh hơn. Bởi quá trình duyệt đơn nguyên vật liệu, hàng hóa hay bất kỳ giai đoạn nào đều được người quản lý duyệt ngay trên phần mềm ERP. Điều này tiết kiệm được thời gian cũng chi phí trong sản xuất.
Thống nhất toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng
Với việc sử dụng hệ thống này, lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hoạt động trong doanh nghiệp một cách tức thời thông qua các báo cáo cập nhật theo thời gian thực.
Đồng thời những người trực tiếp sử dụng phần mềm cũng dễ dàng thao tác, xem dữ liệu, thông tin trong phần mềm.
Dễ dàng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Ngoài ra, hệ thống ERP còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua Module quản lý hàng tồn kho. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định mức hàng tồn kho tối ưu để giảm tồn kho.
Hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
Hệ thống ERP phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp như sau
|
Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp |
|
| Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp đang có quy trình quản lý phức tạp, rối rắm và cần đơn giản hóa quy trình |
|
| Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp với khối lượng hoạt động sản xuất sản phẩm lớn và quá tải về đơn hàng bán, dữ liệu liên kết các phần mềm với nhau rời rạc |
|
Doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai phần mềm ERP
Về chi phí, nguồn lực nhân sự, thời gian triển khai
Doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu sơ bộ về khả năng chi trả của doanh nghiệp khi triển khai phần mềm ERP. Chủ doanh nghiệp cần dự tính trước ngân sách cho phần mềm cũng như nguồn lực nhân sự sẽ vận hành hệ thống. Đồng thời, xem xét lẫn thời gian thích hợp để bắt đầu triển khai hệ thống để tránh làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Chuẩn bị phương án thay đổi thích hợp trước khi áp dụng phần mềm ERP
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi và nâng cấp trước khi triển khai hệ thống ERP vì việc thay đổi sau khi đã đưa vào sử dụng sẽ tốn kém thời gian, chi phí và gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp.
So sánh phần mềm ERP so với phần mềm khác
|
Hệ thống ERP |
Phần mềm khác |
|
| Thời gian triển khai | Từ 6 tháng – 1 năm (Tùy vào quy mô doanh nghiệp) | Thời gian triển khai nhanh chóng |
| Giá thành | Cao | Rẻ |
| Đối tượng | Tất cả các phòng ban | Một hoặc vài phòng ban |
| Chức năng | Đa dạng các module chức năng của nhiều phòng ban | Một hoặc vài chức năng chính |
| Phân tích, báo cáo | Báo cáo chuyên sâu | Báo cáo cơ bản |
Tóm lại, trong thời đại phát triển ngày nay, để thành công và có bước tiến xa hơn thì việc tận dụng hệ thống ERP trong quản trị hoạt động sản xuất và kinh doanh là điều cần thiết. Mong rằng qua bài viết này, các chủ doanh nghiệp sẽ phần nào nắm bắt được những thông tin hữu ích về phần mềm ERP.
