Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ hàng hoá mà còn là bộ phận quan trọng trong chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy quản lý kho là gì, quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp ra sao? Hôm nay cùng FOSO tìm hiểu ngay dưới đây nhé.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho được hiểu là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến nhập kho, lưu trữ và xuất kho hàng hoá trong một doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của quản lý kho là đảm bảo cho hàng hoá luôn được duy trì trong trạng thái tốt nhất, sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, giảm thiểu tồn kho không cần thiết và tối ưu hoá quy trình làm việc.
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý kho hàng?
Đảm bảo chất lượng hàng hóa
Việc quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng hàng hóa. Khi hàng hóa được lưu trữ, theo dõi và kiểm tra đúng quy trình, doanh nghiệp có khả năng phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến chất lượng và xử lý kịp thời. Điều này đảm bảo rằng khách hàng nhận được hàng hóa chất lượng và tăng độ tin cậy vào sản phẩm của doanh nghiệp.
Tăng nâng suất làm việc, nâng cao doanh thu nhanh chóng với FMRP
Tìm hiểu ngayGiảm thiểu tồn kho không cần thiết
Quản lý kho hàng đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải đối mặt với tình trạng tồn kho quá lớn hoặc không cần thiết. Kho hàng được quản lý chặt chẽ giúp theo dõi và kiểm soát số lượng hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc hết hàng, đồng thời tránh việc phải đầu tư quá nhiều vào hàng tồn kho không cần thiết.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối
Quản lý kho hàng giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối. Khi kho hàng được tổ chức và quản lý đúng cách, doanh nghiệp có thể định lượng chính xác nhu cầu hàng hóa, lập kế hoạch sản xuất dựa trên thông tin từ kho và điều phối quy trình phân phối một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng năng suất và giảm chi phí.
Tránh thất thoát hàng hoá
Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giảm thiểu và tránh thất thoát hàng hoá cho doanh nghiệp. Thất thoát hàng hoá không chỉ gây tổn thất về tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Đảm bảo sẵn hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng
Việc quản lý này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi quản lý kho được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp có thể duy trì mức tồn kho phù hợp, giúp đảm bảo rằng hàng hóa sẵn sàng và có sẵn trong thời gian ngắn khi khách hàng yêu cầu.
Quy trình quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Nhập kho
Trước hết, việc đảm bảo quy trình nhập kho chính xác và chi tiết là rất quan trọng. Khi hàng hoá được nhập kho, cần kiểm tra và ghi nhận thông tin đầy đủ về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa. Quy trình này đảm bảo rằng chỉ những mặt hàng chính xác và không có vấn đề gì về chất lượng mới được lưu trữ trong kho.
Sau đó hàng hoá sẽ được phân bổ vào các vị trí trong kho và được sắp xếp dưới sự hướng dẫn của thủ kho. Tiếp đến, thủ kho sẽ in tem và dán lên sản phẩm và thực hiện lưu trữ thông tin.
Xuất kho
Quá trình xuất kho là một bước quan trọng trong quản lý kho hàng hóa của một doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển đi từ kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc các bộ phận khác trong tổ chức.
Bước 1: Đầu tiên, bộ phận kho vận tiếp nhận phiếu yêu cầu hoặc đề nghị từ các bộ phận có liên quan
Bước 2: Bộ phận kho vận kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho. Và việc thao tác kiểm tra này có thể được bộ phận dùng phần mềm quản lý để kiểm tra một cách nhanh chóng.
Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hoá có đủ để xuất, bộ phận kho vận sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và hoàn tất các thủ tục giấy tờ liên quan.
Bước 4: Thủ kho sẽ xuất kho hàng hoá theo phiếu xuất kho
Bước 5: Sau đó kế toán kho cập nhật thông tin xuất kho hàng hoá trên phần mềm quản lý. Phần mềm còn giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tồn kho hiện tại cũng như dự báo được nhu cầu tồn kho sắp tới.
Kiểm kho theo định kỳ
Kiểm kho định kỳ là quá trình kiểm tra và đánh giá tình trạng hàng hóa hoặc tài sản có trong kho một cách thường xuyên và định kỳ. Mục đích chính của việc kiểm kho định kỳ là đảm bảo rằng số lượng hàng hóa hoặc tài sản được ghi nhận trong hệ thống chính xác và khớp với thực tế có trong kho.
Trong quá trình kiểm kho định kỳ, những hoạt động sau thường được thực hiện:
- Đếm số lượng hàng hóa hoặc tài sản có trong kho
- So sánh với thông tin trong hệ thống quản lý kho
- Xác định sự chênh lệch
- Báo cáo kết quả
Thống kê số liệu, lập báo cáo
Cuối cùng thống kê, báo cáo kho được xem là bước khá quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh trong khoảng thời gian sắp tới.
Để quá trình thống kê số liệu, lập báo cáo trở nên hiệu quả, chủ doanh nghiệp có thể lưu ý đến các mẫu báo cáo như sổ kho, báo cáo kho, báo cáo kiểm hàng, báo cáo vượt/ dưới định mức.
- Báo cáo kho: Báo cáo nhằm theo dõi giá trị tồn kho hàng hoá
- Sổ kho: Báo cáo lưu trữ thông tin xuất kho, nhập kho, số lượng tồn kho thực tế
- Báo cáo kiểm hàng: Báo cáo này thường chứa thông tin chi tiết về việc kiểm hàng, kết quả kiểm tra và các sự chênh lệch giữa số lượng thực tế có trong kho và số lượng ghi nhận trong hệ thống quản lý kho.
- Báo cáo vượt/dưới định mức: Báo cáo cho phép doanh nghiệp giám sát hàng tồn kho có đang vượt quá định mức hay thấp hơn dưới định mức hay không.
Quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý FMRP
Với phần mềm quản lý FMRP, việc quản lý hàng hoá trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng quan trọng như theo dõi và kiểm soát hàng hóa, quản lý nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá và dự báo tồn kho sắp tới.
Tăng nâng suất làm việc, nâng cao doanh thu nhanh chóng với FMRP
Tìm hiểu ngay
Thông qua giao diện người dùng trực quan, FMRP cho phép bạn dễ dàng quản lý thông tin về hàng tồn kho, bao gồm số lượng, vị trí, nhà cung cấp, và thời gian nhập/xuất. Bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin và tìm kiếm hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.
Đồng thời, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt tình sản xuất, kinh doanh qua báo cáo trực quan từ phần mềm quản lý sản xuất FMRP.
Tóm lại, trên đây là những thông tin về quản lý kho cũng như quy trình quản lý kho hiệu quả mà FOSO mong rằng sẽ hữu ích với doanh nghiệp của bạn.
